Informativa sul trattamento dei dati personali

1. Premessa

Ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito "GDPR") e del D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018 (Codice in materia di protezione dei dati personali), il Titolare del trattamento desidera fornire all'utente (di seguito "Interessato") le seguenti informazioni in merito al trattamento dei propri dati personali raccolti tramite il presente portale e i suoi servizi correlati.

2. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati è:

• Titolare: Michele Palmieri (titolare del servizio Relinx)
• Sede: Via Enrico Fermi 6, 34074 Monfalcone (GO), Italia
• Partita IVA: IT01274610318 — Codice Fiscale: PLMMHL79R13G916B
• Email per richieste privacy: info@relinx.it
• Responsabile della Protezione dei Dati (DPO): non nominato

3. Tipologie di dati trattati

Tramite il portale possono essere raccolte le seguenti categorie di dati personali:

• Dati identificativi: nome, cognome, codice fiscale (se necessario per la stipula di contratti).
• Dati di contatto: indirizzo email, numero di telefono, indirizzo di residenza o domicilio.
• Dati relativi all'immobile: in caso di richiesta di valutazione o vendita, dati relativi all'immobile (indirizzo, caratteristiche, eventuale documentazione catastale ed energetica).
• Dati di preferenza: tipologia di immobile cercato, zona geografica, budget, esigenze specifiche.
• Dati di navigazione: indirizzo IP, dati di sessione, log di accesso (vedere anche sezione 9 - Cookie).
• Dati di consenso: tracciamento dei consensi prestati al trattamento (IP, data e ora, contenuto del consenso) per finalità di audit ai sensi dell'art. 7 GDPR.

4. Finalità del trattamento e basi giuridiche

I dati sono trattati per le seguenti finalità, ciascuna fondata sulla relativa base giuridica:

1. Erogazione del servizio richiesto (es. valutazione immobile, richiesta informazioni su un annuncio, registrazione area utente): esecuzione di un contratto o misure precontrattuali (art. 6.1.b GDPR).
2. Adempimento di obblighi di legge (fiscali, antiriciclaggio, conservazione documentale): obbligo legale (art. 6.1.c GDPR).
3. Sicurezza del portale e prevenzione di abusi (analisi log, protezione da attacchi): legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f GDPR).
4. Invio di comunicazioni commerciali e promozionali (newsletter, alert nuovi immobili in linea con le ricerche salvate): consenso esplicito (art. 6.1.a GDPR), revocabile in qualsiasi momento.
5. Analisi statistica aggregata dell'utilizzo del portale per migliorarne le funzionalità: consenso (art. 6.1.a GDPR e art. 122 Codice Privacy), prestato tramite il banner cookie e revocabile in qualsiasi momento; senza consenso nessuno strumento di analisi viene attivato.

Il conferimento dei dati è facoltativo, ma necessario per le finalità di cui ai punti 1, 2 e 3. Il mancato conferimento può comportare l'impossibilità di erogare il servizio richiesto. I dati di cui ai punti 4 e 5 sono opzionali e revocabili in qualsiasi momento.

5. Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati avviene con strumenti informatici e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità indicate, e con l'adozione di misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la sicurezza, la riservatezza e l'integrità dei dati (art. 32 GDPR), tra cui:

• cifratura in transito (HTTPS) per tutte le comunicazioni tra il browser dell'utente e il server;
• cookie di sessione protetti con flag Secure, HttpOnly e SameSite=Lax;
• controllo degli accessi basato su ruoli (autenticazione, separazione dei compartimenti agenzia);
• backup periodici della base dati e dei file caricati;
• log di accesso e tracciamento delle modifiche per finalità di audit.

6. Destinatari dei dati

I dati personali sono trattati dal personale interno del Titolare (agenti, amministratori, personale tecnico) opportunamente istruito. Possono inoltre essere comunicati ai seguenti soggetti, nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR ove ricorra:

• fornitore del servizio di hosting e cloud (server VPS);
• fornitore del servizio di invio email transazionali;
• Google Ireland Limited, per il servizio di statistica Google Analytics 4, attivato solo previo consenso ai cookie di analisi (indirizzo IP anonimizzato, nessuna profilazione pubblicitaria);
• Google Ireland Limited, per le mappe Google Maps (vista satellite e stradale), caricate solo previo consenso alla categoria «Preferenze» dei cookie (senza consenso si usano le mappe Esri/ArcGIS);
• fornitori di mappe cartografiche (tile Esri/ArcGIS e, per la vista 3D, OpenFreeMap), che ricevono l'indirizzo IP del visitatore necessario a fornire le tile delle mappe;
• fornitori di servizi di monitoraggio errori applicativi (es. Sentry), nel rispetto dei criteri di anonimizzazione PII;
• portali immobiliari di pubblicazione annunci (es. Immobiliare.it, Idealista) limitatamente ai dati strettamente necessari alla pubblicazione;
• professionisti e consulenti (commercialisti, legali) per il rispetto degli obblighi di legge;
• autorità giudiziarie e pubbliche amministrazioni, ove richiesto per legge.

Nessun dato è oggetto di trasferimento extra-UE senza l'adozione di garanzie adeguate previste dal Capo V del GDPR. In relazione a Google Analytics, i dati possono essere trattati da Google anche negli Stati Uniti sulla base del EU-US Data Privacy Framework o di clausole contrattuali standard.

7. Conservazione dei dati

I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità indicate, e in particolare:

• dati relativi a contratti conclusi: 10 anni dalla cessazione del rapporto, per adempiere agli obblighi civilistici e fiscali;
• dati relativi a richieste informative non sfociate in contratto: 24 mesi dalla data dell'ultima interazione;
• dati di consenso e log di marketing: per tutta la durata del consenso prestato e per ulteriori 24 mesi successivi alla revoca, a fini di prova ai sensi dell'art. 7.1 GDPR;
• dati di navigazione e log applicativi: 12 mesi, salvo necessità di conservazione più estesa a fini di sicurezza informatica.
• dati statistici raccolti con Google Analytics (solo con consenso): 14 mesi.

Al termine dei periodi indicati, i dati saranno cancellati o anonimizzati in modo irreversibile.

8. Diritti dell'interessato

In conformità agli articoli 15-22 del GDPR, l'Interessato ha diritto di:

• Accesso ai propri dati e ottenerne copia (art. 15);
• Rettifica dei dati inesatti o incompleti (art. 16);
• Cancellazione dei dati nei casi previsti dall'art. 17 ("diritto all'oblio");
• Limitazione del trattamento nei casi previsti dall'art. 18;
• Portabilità dei dati in formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico (art. 20);
• Opposizione al trattamento per finalità di marketing in qualsiasi momento (art. 21), ovvero al trattamento basato su legittimo interesse;
• Revoca del consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca (art. 7.3);
• Reclamo presso il Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o altra autorità di controllo competente.

Per esercitare tali diritti, l'Interessato può scrivere all'indirizzo email indicato al punto 2. La risposta verrà fornita nei termini previsti dall'art. 12 GDPR (entro un mese, prorogabile di due in casi complessi).

9. Cookie

Il portale utilizza cookie tecnici strettamente necessari al funzionamento del servizio e, solo previo consenso, cookie di analisi statistica (Google Analytics 4). Per il dettaglio dei cookie utilizzati, delle finalità e delle modalità di gestione, si rimanda all'informativa cookie.

10. Dati Google (Gmail e Google Calendar)

Relinx consente agli utenti professionali (agenti e agenzie immobiliari) di collegare, solo se lo scelgono, il proprio account Google per usare dal CRM la casella Gmail e il Google Calendar. Questa sezione descrive come trattiamo i dati ottenuti tramite le API di Google.

Sezione aggiunta il 3 ottobre 2026 e titolare indicato al punto 2 aggiornato nella stessa data.

Quali dati e quali permessi

• Indirizzo email e identificativo dell'account Google (permessi openid ed email): per riconoscere quale account è collegato.
• Gmail (permesso https://mail.google.com/): lettura, invio e organizzazione dei messaggi della casella collegata (mittenti, destinatari, oggetto, testo e allegati) all'interno del CRM. Sincronizziamo la sola posta in arrivo: all'inizio gli ultimi 14 giorni (fino a 100 messaggi), poi i nuovi messaggi; un messaggio più vecchio viene importato solo se l'utente lo cerca o lo apre.
• Google Calendar (permesso https://www.googleapis.com/auth/calendar): lettura, creazione e modifica degli eventi del calendario collegato, per sincronizzarli con l'agenda del CRM.

Come li usiamo

• Mostrare e inviare la posta dentro il CRM e collegarla ai contatti, agli immobili e alle richieste dell'agenzia.
• Mostrare e aggiornare appuntamenti e attività sul calendario collegato.
• Non usiamo i dati Google per pubblicità, per profilazione o per vendere informazioni a terzi.
• Non usiamo i dati Google per sviluppare, migliorare o addestrare modelli di intelligenza artificiale o di apprendimento automatico di uso generale.
• Il personale tecnico del servizio accede ai dati Google solo per assistenza richiesta dall'utente, per ragioni di sicurezza o per obbligo di legge.

Dove sono conservati e come sono protetti

• Copia dei messaggi e degli eventi sincronizzati nel database del CRM, ospitato su server in Unione Europea gestito dal Titolare.
• I token di accesso a Google sono cifrati nel database e non sono mai visibili in chiaro agli utenti.
• La posta collegata è visibile solo all'utente che l'ha collegata e, per le caselle condivise dell'agenzia, agli utenti dell'agenzia autorizzati dal ruolo assegnato.
• Comunicazioni cifrate (HTTPS) e controllo degli accessi basato sui ruoli.

Condivisione

Non vendiamo né cediamo i dati Google. Sono accessibili solo ai fornitori tecnici necessari al servizio (hosting), vincolati da accordi di riservatezza e di trattamento dei dati, e alle autorità se richiesto dalla legge.

Revoca e cancellazione

• L'utente può scollegare l'account in qualsiasi momento da Impostazioni → Caselle mail e dalle impostazioni del calendario del CRM.
• L'utente può inoltre revocare l'accesso dalla pagina di Google myaccount.google.com/permissions.
• Lo scollegamento elimina i token di accesso. Su richiesta dell'utente, inviata all'indirizzo email indicato al punto 2, cancelliamo anche le copie dei messaggi, degli allegati e degli eventi già sincronizzati.

L'uso e il trasferimento a qualsiasi altra app delle informazioni ricevute dalle API di Google rispetteranno la Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di Limited Use.
Relinx's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

11. Modifiche all'informativa

Il Titolare si riserva il diritto di aggiornare la presente informativa per riflettere modifiche normative, organizzative o tecnologiche. L'Interessato è invitato a consultare periodicamente questa pagina; in caso di modifiche sostanziali, sarà data adeguata informazione.

Versione 1.1 — 5 ottobre 2026