Informationen zur Datenverarbeitung

1. Vorbemerkung

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 (nachfolgend „DSGVO“) und dem Gesetzesvertretenden Dekret Nr. 196/2003 in der durch das Gesetzesvertretende Dekret Nr. 101/2018 geänderten Fassung (italienischer Datenschutzkodex) möchte der Verantwortliche den Nutzer (nachfolgend „betroffene Person“) über die Verarbeitung seiner über dieses Portal und die damit verbundenen Dienste erhobenen personenbezogenen Daten informieren.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist:

• Verantwortlicher: Michele Palmieri (Inhaber des Dienstes Relinx)
• Sitz: Via Enrico Fermi 6, 34074 Monfalcone (GO), Italien
• USt-IdNr.: IT01274610318 — Steuernummer: PLMMHL79R13G916B
• E-Mail für Datenschutzanfragen: info@relinx.it
• Datenschutzbeauftragter (DSB/DPO): nicht benannt

3. Arten der verarbeiteten Daten

Über das Portal können die folgenden Kategorien personenbezogener Daten erhoben werden:

• Identifikationsdaten: Vorname, Nachname, Steuernummer (sofern für den Abschluss von Verträgen erforderlich).
• Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Wohn- oder Zustelladresse.
• Immobiliendaten: bei einer Bewertungs- oder Verkaufsanfrage Daten zur Immobilie (Adresse, Merkmale, ggf. Katasterunterlagen und Energiedokumentation).
• Präferenzdaten: Art der gesuchten Immobilie, geografisches Gebiet, Budget, besondere Anforderungen.
• Navigationsdaten: IP-Adresse, Sitzungsdaten, Zugriffsprotokolle (siehe auch Abschnitt 9 – Cookies).
• Einwilligungsdaten: Nachweis der erteilten Einwilligungen in die Verarbeitung (IP, Datum und Uhrzeit, Inhalt der Einwilligung) zu Prüfzwecken gemäß Art. 7 DSGVO.

4. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen

Die Daten werden zu den folgenden Zwecken verarbeitet, jeweils auf der entsprechenden Rechtsgrundlage:

1. Erbringung der angeforderten Leistung (z. B. Immobilienbewertung, Anfrage zu einer Anzeige, Registrierung im Nutzerbereich): Erfüllung eines Vertrags oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
2. Erfüllung gesetzlicher Pflichten (steuerrechtlich, Geldwäscheprävention, Aufbewahrung von Unterlagen): rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
3. Sicherheit des Portals und Missbrauchsprävention (Protokollanalyse, Schutz vor Angriffen): berechtigtes Interesse des Verantwortlichen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
4. Versand von Werbe- und Marketingmitteilungen (Newsletter, Benachrichtigungen über neue Immobilien passend zu gespeicherten Suchen): ausdrückliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), jederzeit widerrufbar.
5. Aggregierte statistische Auswertung der Nutzung des Portals zur Verbesserung seiner Funktionen: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und Art. 122 des italienischen Datenschutzkodex), erteilt über das Cookie-Banner und jederzeit widerrufbar; ohne Einwilligung wird kein Analysetool aktiviert.

Die Bereitstellung der Daten ist freiwillig, für die unter den Punkten 1, 2 und 3 genannten Zwecke jedoch erforderlich. Die Nichtbereitstellung kann dazu führen, dass die gewünschte Leistung nicht erbracht werden kann. Die Daten gemäß den Punkten 4 und 5 sind optional und jederzeit widerrufbar.

5. Art und Weise der Verarbeitung

Die Daten werden mit informatischen und telematischen Mitteln verarbeitet, nach Kriterien, die eng mit den genannten Zwecken verbunden sind, und unter Ergreifung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen zur Gewährleistung von Sicherheit, Vertraulichkeit und Integrität der Daten (Art. 32 DSGVO), darunter:

• Verschlüsselung bei der Übertragung (HTTPS) für die gesamte Kommunikation zwischen dem Browser des Nutzers und dem Server;
• Sitzungs-Cookies, geschützt mit den Flags Secure, HttpOnly und SameSite=Lax;
• rollenbasierte Zugriffskontrolle (Authentifizierung, Trennung der Agenturbereiche);
• regelmäßige Sicherungen der Datenbank und der hochgeladenen Dateien;
• Zugriffsprotokolle und Änderungsnachverfolgung zu Prüfzwecken.

6. Empfänger der Daten

Die personenbezogenen Daten werden vom entsprechend unterwiesenen internen Personal des Verantwortlichen (Makler, Administratoren, technisches Personal) verarbeitet. Sie können außerdem an folgende Stellen weitergegeben werden, die gegebenenfalls gemäß Art. 28 DSGVO als Auftragsverarbeiter benannt sind:

• Anbieter des Hosting- und Cloud-Dienstes (VPS-Server);
• Anbieter des Dienstes für den Versand transaktionaler E-Mails;
• Google Ireland Limited, für den Statistikdienst Google Analytics 4, der nur nach vorheriger Einwilligung in Analyse-Cookies aktiviert wird (anonymisierte IP-Adresse, kein Werbeprofiling);
• Google Ireland Limited, für Google Maps (Satelliten- und Straßenansicht), nur nach vorheriger Einwilligung in die Cookie-Kategorie «Präferenzen» geladen (ohne Einwilligung werden die Esri/ArcGIS-Karten verwendet);
• Kartenanbieter (Esri/ArcGIS-Kacheln und, für die 3D-Ansicht, OpenFreeMap), die die zur Auslieferung der Kartenkacheln erforderliche IP-Adresse des Besuchers erhalten;
• Anbieter von Diensten zur Überwachung von Anwendungsfehlern (z. B. Sentry) unter Einhaltung der Anonymisierungskriterien für personenbezogene Daten;
• Immobilienportale zur Veröffentlichung von Anzeigen (z. B. Immobiliare.it, Idealista), beschränkt auf die für die Veröffentlichung unbedingt erforderlichen Daten;
• Fachleute und Berater (Steuerberater, Rechtsanwälte) zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten;
• Justizbehörden und öffentliche Verwaltungen, soweit gesetzlich vorgeschrieben.

Es werden keine Daten ohne die in Kapitel V der DSGVO vorgesehenen geeigneten Garantien in Länder außerhalb der EU übermittelt. In Bezug auf Google Analytics können Daten von Google auch in den Vereinigten Staaten verarbeitet werden, auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework oder von Standardvertragsklauseln.

7. Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es zur Verfolgung der genannten Zwecke unbedingt erforderlich ist, und zwar insbesondere:

• Daten zu abgeschlossenen Verträgen: 10 Jahre ab Beendigung des Verhältnisses, zur Erfüllung zivil- und steuerrechtlicher Pflichten;
• Daten zu Informationsanfragen, die nicht zu einem Vertrag geführt haben: 24 Monate ab dem Datum der letzten Interaktion;
• Einwilligungsdaten und Marketing-Protokolle: für die gesamte Dauer der erteilten Einwilligung und weitere 24 Monate nach dem Widerruf, zu Nachweiszwecken gemäß Art. 7 Abs. 1 DSGVO;
• Navigationsdaten und Anwendungsprotokolle: 12 Monate, sofern nicht eine längere Aufbewahrung aus Gründen der IT-Sicherheit erforderlich ist.
• mit Google Analytics erhobene statistische Daten (nur mit Einwilligung): 14 Monate.

Nach Ablauf der genannten Fristen werden die Daten gelöscht oder unumkehrbar anonymisiert.

8. Rechte der betroffenen Person

Gemäß den Artikeln 15 bis 22 der DSGVO hat die betroffene Person das Recht auf:

• Auskunft über die eigenen Daten und Erhalt einer Kopie (Art. 15);
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16);
• Löschung der Daten in den in Art. 17 vorgesehenen Fällen („Recht auf Vergessenwerden“);
• Einschränkung der Verarbeitung in den in Art. 18 vorgesehenen Fällen;
• Übertragbarkeit der Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (Art. 20);
• Widerspruch gegen die Verarbeitung zu Marketingzwecken jederzeit (Art. 21) bzw. gegen die auf ein berechtigtes Interesse gestützte Verarbeitung;
• Widerruf der Einwilligung jederzeit, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird (Art. 7 Abs. 3);
• Beschwerde bei der italienischen Datenschutzbehörde (Garante per la protezione dei dati personali) (www.garanteprivacy.it) oder einer anderen zuständigen Aufsichtsbehörde.

Zur Ausübung dieser Rechte kann sich die betroffene Person an die unter Punkt 2 genannte E-Mail-Adresse wenden. Die Antwort erfolgt innerhalb der in Art. 12 DSGVO vorgesehenen Fristen (innerhalb eines Monats, in komplexen Fällen um weitere zwei Monate verlängerbar).

9. Cookies

Das Portal verwendet technisch unbedingt erforderliche Cookies für den Betrieb des Dienstes und, nur mit vorheriger Einwilligung, Cookies zur statistischen Analyse (Google Analytics 4). Einzelheiten zu den verwendeten Cookies, ihren Zwecken und der Verwaltung finden Sie in der Cookie-Richtlinie.

10. Google-Daten (Gmail und Google Kalender)

Relinx ermöglicht professionellen Nutzern (Immobilienmaklern und Agenturen), nur wenn sie dies wünschen, ihr Google-Konto zu verbinden, um das Gmail-Postfach und Google Kalender aus dem CRM heraus zu nutzen. Dieser Abschnitt beschreibt, wie wir die über die Google-APIs erhaltenen Daten verarbeiten.

Abschnitt am 3. Oktober 2026 hinzugefügt; der unter Punkt 2 genannte Verantwortliche wurde am selben Datum aktualisiert.

Welche Daten und welche Berechtigungen

• E-Mail-Adresse und Kennung des Google-Kontos (Berechtigungen openid und email): um zu erkennen, welches Konto verbunden ist.
• Gmail (Berechtigung https://mail.google.com/): Lesen, Senden und Organisieren der Nachrichten des verbundenen Postfachs (Absender, Empfänger, Betreff, Text und Anhänge) innerhalb des CRM. Wir synchronisieren nur den Posteingang: zunächst die letzten 14 Tage (bis zu 100 Nachrichten), danach die neuen Nachrichten; eine ältere Nachricht wird nur importiert, wenn der Nutzer sie sucht oder öffnet.
• Google Kalender (Berechtigung https://www.googleapis.com/auth/calendar): Lesen, Erstellen und Bearbeiten von Terminen des verbundenen Kalenders, um sie mit dem Terminkalender des CRM zu synchronisieren.

Wie wir sie verwenden

• E-Mails im CRM anzeigen und versenden und sie mit den Kontakten, Immobilien und Anfragen der Agentur verknüpfen.
• Termine und Aufgaben im verbundenen Kalender anzeigen und aktualisieren.
• Wir verwenden Google-Daten weder für Werbung noch für Profiling noch zum Verkauf von Informationen an Dritte.
• Wir verwenden Google-Daten nicht, um allgemein einsetzbare Modelle der künstlichen Intelligenz oder des maschinellen Lernens zu entwickeln, zu verbessern oder zu trainieren.
• Das technische Personal des Dienstes greift auf Google-Daten nur zur vom Nutzer angeforderten Unterstützung, aus Sicherheitsgründen oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtung zu.

Wo sie gespeichert sind und wie sie geschützt werden

• Eine Kopie der synchronisierten Nachrichten und Termine liegt in der CRM-Datenbank, die auf einem vom Verantwortlichen verwalteten Server in der Europäischen Union gehostet wird.
• Die Zugriffstoken für Google sind in der Datenbank verschlüsselt und für Nutzer nie im Klartext sichtbar.
• Die verbundene Post ist nur für den Nutzer sichtbar, der sie verbunden hat, und bei gemeinsamen Postfächern der Agentur für die Nutzer der Agentur, die durch ihre zugewiesene Rolle berechtigt sind.
• Verschlüsselte Kommunikation (HTTPS) und rollenbasierte Zugriffskontrolle.

Weitergabe

Wir verkaufen oder überlassen Google-Daten nicht. Sie sind nur für die für den Dienst erforderlichen technischen Dienstleister (Hosting), die durch Vertraulichkeits- und Auftragsverarbeitungsvereinbarungen gebunden sind, sowie für Behörden zugänglich, wenn das Gesetz es verlangt.

Widerruf und Löschung

• Der Nutzer kann das Konto jederzeit unter Einstellungen → Postfächer und in den Kalendereinstellungen des CRM trennen.
• Der Nutzer kann den Zugriff außerdem auf der Google-Seite myaccount.google.com/permissions widerrufen.
• Durch das Trennen werden die Zugriffstoken gelöscht. Auf Anfrage des Nutzers an die unter Punkt 2 genannte E-Mail-Adresse löschen wir auch die Kopien der bereits synchronisierten Nachrichten, Anhänge und Termine.

Die Nutzung und die Weitergabe der von den Google-APIs erhaltenen Informationen an andere Apps erfolgen in Übereinstimmung mit der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen an die eingeschränkte Nutzung (Limited Use).
Relinx's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

11. Änderungen dieser Richtlinie

Der Verantwortliche behält sich das Recht vor, diese Information zu aktualisieren, um rechtliche, organisatorische oder technologische Änderungen widerzuspiegeln. Die betroffene Person wird gebeten, diese Seite regelmäßig einzusehen; bei wesentlichen Änderungen erfolgt eine angemessene Information.

Version 1.1 — 5. Oktober 2026