Information sur le traitement des données personnelles

1. Préambule

Conformément au Règlement (UE) 2016/679 (ci-après « RGPD ») et au décret législatif n° 196/2003, tel que modifié par le décret législatif n° 101/2018 (Code italien de protection des données personnelles), le Responsable du traitement souhaite fournir à l'utilisateur (ci-après la « Personne concernée ») les informations suivantes sur le traitement de ses données personnelles collectées via le présent portail et ses services associés.

2. Responsable du traitement

Le Responsable du traitement des données est :

• Responsable : Michele Palmieri (titulaire du service Relinx)
• Siège : Via Enrico Fermi 6, 34074 Monfalcone (GO), Italie
• Numéro de TVA : IT01274610318 — Code fiscal : PLMMHL79R13G916B
• E-mail pour les demandes relatives à la vie privée : info@relinx.it
• Délégué à la protection des données (DPO) : non désigné

3. Types de données traitées

Les catégories suivantes de données personnelles peuvent être collectées via le portail :

• Données d'identification : prénom, nom, code fiscal (si nécessaire à la conclusion de contrats).
• Données de contact : adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse de résidence ou de domicile.
• Données relatives au bien : en cas de demande d'estimation ou de vente, données relatives au bien (adresse, caractéristiques, éventuelle documentation cadastrale et énergétique).
• Données de préférence : type de bien recherché, zone géographique, budget, besoins spécifiques.
• Données de navigation : adresse IP, données de session, journaux d'accès (voir aussi section 9 - Cookies).
• Données de consentement : traçage des consentements donnés au traitement (IP, date et heure, contenu du consentement) à des fins d'audit conformément à l'art. 7 du RGPD.

4. Finalités du traitement et bases juridiques

Les données sont traitées pour les finalités suivantes, chacune reposant sur la base juridique correspondante :

1. Fourniture du service demandé (par ex. estimation d'un bien, demande d'informations sur une annonce, inscription à l'espace utilisateur) : exécution d'un contrat ou mesures précontractuelles (art. 6.1.b RGPD).
2. Respect des obligations légales (fiscales, lutte contre le blanchiment, conservation des documents) : obligation légale (art. 6.1.c RGPD).
3. Sécurité du portail et prévention des abus (analyse des journaux, protection contre les attaques) : intérêt légitime du Responsable du traitement (art. 6.1.f RGPD).
4. Envoi de communications commerciales et promotionnelles (newsletters, alertes sur les nouveaux biens correspondant aux recherches enregistrées) : consentement explicite (art. 6.1.a RGPD), révocable à tout moment.
5. Analyse statistique agrégée de l'utilisation du portail pour en améliorer les fonctionnalités : consentement (art. 6.1.a RGPD et art. 122 du Code italien de la protection des données), donné via le bandeau cookies et révocable à tout moment ; sans consentement, aucun outil d'analyse n'est activé.

La communication des données est facultative, mais nécessaire pour les finalités visées aux points 1, 2 et 3. Le défaut de communication peut empêcher la fourniture du service demandé. Les données visées aux points 4 et 5 sont facultatives et révocables à tout moment.

5. Modalités du traitement

Le traitement des données s'effectue à l'aide d'outils informatiques et télématiques, selon des logiques strictement liées aux finalités indiquées, et avec l'adoption de mesures techniques et organisationnelles propres à garantir la sécurité, la confidentialité et l'intégrité des données (art. 32 du RGPD), notamment :

• chiffrement en transit (HTTPS) pour toutes les communications entre le navigateur de l'utilisateur et le serveur ;
• cookies de session protégés par les indicateurs Secure, HttpOnly et SameSite=Lax ;
• contrôle d'accès fondé sur les rôles (authentification, séparation des espaces par agence) ;
• sauvegardes périodiques de la base de données et des fichiers téléversés ;
• journaux d'accès et traçabilité des modifications à des fins d'audit.

6. Destinataires des données

Les données personnelles sont traitées par le personnel interne du Responsable du traitement (agents, administrateurs, personnel technique), dûment instruit. Elles peuvent en outre être communiquées aux entités suivantes, désignées sous-traitants au sens de l'art. 28 du RGPD le cas échéant :

• fournisseur du service d'hébergement et de cloud (serveur VPS) ;
• fournisseur du service d'envoi d'e-mails transactionnels ;
• Google Ireland Limited, pour le service de statistiques Google Analytics 4, activé uniquement avec le consentement préalable aux cookies d'analyse (adresse IP anonymisée, aucun profilage publicitaire) ;
• Google Ireland Limited, pour Google Maps (vue satellite et plan), chargé uniquement avec le consentement préalable à la catégorie de cookies «Préférences» (sans consentement, les cartes Esri/ArcGIS sont utilisées) ;
• fournisseurs de cartographie (tuiles Esri/ArcGIS et, pour la vue 3D, OpenFreeMap), qui reçoivent l'adresse IP du visiteur nécessaire pour fournir les tuiles des cartes ;
• fournisseurs de services de surveillance des erreurs applicatives (par ex. Sentry), dans le respect des critères d'anonymisation des données personnelles ;
• portails immobiliers de publication d'annonces (par ex. Immobiliare.it, Idealista), limités aux données strictement nécessaires à la publication ;
• professionnels et consultants (experts-comptables, avocats) pour le respect des obligations légales ;
• autorités judiciaires et administrations publiques, lorsque la loi l'exige.

Aucune donnée ne fait l'objet d'un transfert hors UE sans l'adoption de garanties appropriées prévues par le chapitre V du RGPD. En ce qui concerne Google Analytics, les données peuvent également être traitées par Google aux États-Unis sur la base du EU-US Data Privacy Framework ou de clauses contractuelles types.

7. Conservation des données

Les données personnelles sont conservées pendant la durée strictement nécessaire à la poursuite des finalités indiquées, et notamment :

• données relatives aux contrats conclus : 10 ans à compter de la cessation de la relation, afin de satisfaire aux obligations civiles et fiscales ;
• données relatives aux demandes d'information n'ayant pas abouti à un contrat : 24 mois à compter de la date de la dernière interaction ;
• données de consentement et journaux marketing : pendant toute la durée du consentement donné et pendant 24 mois supplémentaires après la révocation, à des fins de preuve conformément à l'art. 7.1 du RGPD ;
• données de navigation et journaux applicatifs : 12 mois, sauf nécessité d'une conservation plus longue à des fins de sécurité informatique.
• données statistiques collectées avec Google Analytics (uniquement avec consentement) : 14 mois.

À l'issue des durées indiquées, les données seront supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

8. Droits de la personne concernée

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, la Personne concernée a le droit de :

• Accès à ses données et obtention d'une copie (art. 15) ;
• Rectification des données inexactes ou incomplètes (art. 16) ;
• Effacement des données dans les cas prévus à l'art. 17 (« droit à l'oubli ») ;
• Limitation du traitement dans les cas prévus à l'art. 18 ;
• Portabilité des données dans un format structuré et lisible par machine (art. 20) ;
• Opposition au traitement à des fins de marketing à tout moment (art. 21), ou au traitement fondé sur l'intérêt légitime ;
• Retrait du consentement à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement donné avant ce retrait (art. 7.3) ;
• Réclamation auprès de l'autorité italienne de protection des données (Garante per la protezione dei dati personali) (www.garanteprivacy.it) ou d'une autre autorité de contrôle compétente.

Pour exercer ces droits, la Personne concernée peut écrire à l'adresse e-mail indiquée au point 2. La réponse sera fournie dans les délais prévus à l'art. 12 du RGPD (dans un délai d'un mois, prorogeable de deux mois dans les cas complexes).

9. Cookies

Le portail utilise des cookies techniques strictement nécessaires au fonctionnement du service et, uniquement avec consentement préalable, des cookies d'analyse statistique (Google Analytics 4). Pour le détail des cookies utilisés, de leurs finalités et des modalités de gestion, veuillez consulter la politique relative aux cookies.

10. Données Google (Gmail et Google Agenda)

Relinx permet aux utilisateurs professionnels (agents et agences immobilières) de connecter, uniquement s'ils le choisissent, leur compte Google afin d'utiliser depuis le CRM leur boîte Gmail et Google Agenda. Cette section décrit la manière dont nous traitons les données obtenues via les API de Google.

Section ajoutée le 3 octobre 2026 ; le responsable indiqué au point 2 a été mis à jour à la même date.

Quelles données et quelles autorisations

• Adresse e-mail et identifiant du compte Google (autorisations openid et email) : pour reconnaître quel compte est connecté.
• Gmail (autorisation https://mail.google.com/) : lecture, envoi et organisation des messages de la boîte connectée (expéditeurs, destinataires, objet, texte et pièces jointes) au sein du CRM. Nous synchronisons uniquement la boîte de réception : au départ les 14 derniers jours (jusqu'à 100 messages), puis les nouveaux messages ; un message plus ancien n'est importé que si l'utilisateur le recherche ou l'ouvre.
• Google Agenda (autorisation https://www.googleapis.com/auth/calendar) : lecture, création et modification des événements de l'agenda connecté, afin de les synchroniser avec l'agenda du CRM.

Comment nous les utilisons

• Afficher et envoyer les e-mails dans le CRM et les relier aux contacts, aux biens et aux demandes de l'agence.
• Afficher et mettre à jour les rendez-vous et les activités dans l'agenda connecté.
• Nous n'utilisons pas les données Google à des fins publicitaires, de profilage ou pour vendre des informations à des tiers.
• Nous n'utilisons pas les données Google pour développer, améliorer ou entraîner des modèles d'intelligence artificielle ou d'apprentissage automatique à usage général.
• Le personnel technique du service n'accède aux données Google que pour l'assistance demandée par l'utilisateur, pour des raisons de sécurité ou en cas d'obligation légale.

Où ils sont conservés et comment ils sont protégés

• Une copie des messages et des événements synchronisés est conservée dans la base de données du CRM, hébergée sur un serveur situé dans l'Union européenne et géré par le Responsable du traitement.
• Les jetons d'accès à Google sont chiffrés dans la base de données et ne sont jamais visibles en clair par les utilisateurs.
• Le courrier connecté n'est visible que de l'utilisateur qui l'a connecté et, pour les boîtes partagées de l'agence, des utilisateurs de l'agence autorisés par le rôle qui leur est attribué.
• Communications chiffrées (HTTPS) et contrôle d'accès fondé sur les rôles.

Partage

Nous ne vendons ni ne cédons les données Google. Elles ne sont accessibles qu'aux prestataires techniques nécessaires au service (hébergement), liés par des accords de confidentialité et de traitement des données, et aux autorités lorsque la loi l'exige.

Révocation et suppression

• L'utilisateur peut déconnecter le compte à tout moment depuis Paramètres → Boîtes mail et depuis les paramètres de l'agenda du CRM.
• L'utilisateur peut en outre révoquer l'accès depuis la page Google myaccount.google.com/permissions.
• La déconnexion supprime les jetons d'accès. Sur demande de l'utilisateur, envoyée à l'adresse e-mail indiquée au point 2, nous supprimons également les copies des messages, des pièces jointes et des événements déjà synchronisés.

L'utilisation et le transfert à toute autre application des informations reçues des API Google respecteront la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences de Limited Use.
Relinx's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

11. Modifications de la présente politique

Le Responsable du traitement se réserve le droit de mettre à jour la présente information afin de refléter des changements réglementaires, organisationnels ou technologiques. La Personne concernée est invitée à consulter périodiquement cette page ; en cas de modifications substantielles, une information appropriée sera fournie.

Version 1.1 — 5 octobre 2026